AVG: hoe registreer ik mijn verwerkingen van persoonsgegevens?

Waarom verwerkingsactiviteiten registreren?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of de General Data Protection Regulation (GDPR) vereist dat alle verwerkingen van persoonsgegevens aan de UGent en het UZ Gent gedocumenteerd en geregistreerd worden in een ‘register van verwerkingsactiviteiten’, het AVG-Register.
Die interne documentatieplicht is een essentieel hulpmiddel voor de onderzoeker om aan zijn verantwoordingsplicht te voldoen.

Wanneer verwerkingsactiviteiten registreren?

Of je nu optreedt als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker, je dient verwerkingsactiviteiten die onder jouw verantwoordelijkheid plaatsvinden, te registreren.

Nieuwe verwerkingsactiviteiten

De registratie moet gebeuren voor elke nieuwe verwerkingsactiviteit, dat wil zeggen: aan het begin van elk nieuw onderzoeksproject waarbij je persoonsgegevens verwerkt (of de fase in het project waarbij je persoonsgegevens verwerkt), en dat nog vóór de start van de eigenlijke verzameling/verwerking van de gegevens.

Bestaande verwerkingsactiviteiten

Ook bestaande verwerkingsactiviteiten moet je registreren. Het gaat daarbij dus om lopende onderzoeksprojecten, of ze nu gestart zijn voor of na 25 mei 2018 (dat is de datum waarop de AVG in werking is getreden).

Updates

Daarnaast is het belangrijk om de info met betrekking tot de geregistreerde verwerkingsactiviteiten up-to-date te houden gedurende de looptijd van het onderzoeksproject.

Waar en hoe verwerkingsactiviteiten registreren?

Vanaf 26 juni 2026 dien je als UGent-onderzoeker je verwerkingsactiviteiten met betrekking tot persoonsgegevens te documenteren en te registreren via Responsum (en dus niet meer via DMPonline.be). In Responsum kunnen UGent’ers zowel het GDPR-record als (indien nodig) de Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB) of Data Protection Impact Assessment (DPIA) registreren. Bestaande GDPR-records werden door de UGent gemigreerd naar Responsum en kunnen daar geraadpleegd worden.

Onderzoekers van UZ Gent kunnen nog steeds gebruikmaken van DMPonline.be om een GDPR-record op te stellen op basis van het sjabloon GDPR/AVG Register, waarmee de verwerking van persoonsgegevens in onderzoek kan worden geregistreerd. Op het tabblad DPIA van een dergelijk plan kan je het DPIA documenteren indien je project een verwerking van persoonsgegevens met een hoog risico omvat. In dat geval krijg je een reeks vragen waarmee u de risico’s verder kunt inschatten en documenteren.

Een data management plant (DMP) opstellen kan zoals voorheen met behulp van de DMPonline.be tool.

GDPR-record up to date houden

Hou je GDPR-record up-to-date in Responsum in de loop van je onderzoeksproject. Via de ‘My finalised GDPR-records’ tab kan je een lijst van reeds aangemaakte plannen zien die je vervolgens verder kan bewerken. Ook je oude GDPR-records die eerder gemaakt werden met DMPonline.be vind je hier terug.