AVG: hoe ben ik transparant ten aanzien van de betrokkenen van mijn onderzoek?

Het informeren van de personen wiens persoonsgegevens verwerkt worden (de betrokkenen) is een van de basisprincipes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) (‘transparantie’).

Als onderzoeker is het jouw taak om die informatie te communiceren naar de betrokkenen in duidelijke en eenvoudige taal, op een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke manier.

In het kader van een onderzoeksproject kan je die informatie op verschillende manieren verstrekken, zoals via een privacyverklaring of een informatiebrief (die informatiebrief hoeven de betrokkenen niet te ondertekenen, maar je moet hem wel ter beschikking stellen).

Voor het verstrekken van die informatie aan de betrokkenen maakt de AVG een onderscheid tussen

de verwerking van persoonsgegevens die bij de betrokkene zelf verzameld worden, en
de verwerking van persoonsgegevens die niet van de betrokkenen zelf verkregen zijn.

Persoonsgegevens die rechtstreeks verzameld werden bij de betrokkenen

Als je de persoonsgegevens rechtstreeks bij de betrokkenen verzamelt aan de hand van bijvoorbeeld een interview, survey of vragenlijst, kan je de checklist in de bijlagen hieronder (checklist_primair_NL) gebruiken zodat de betrokkenen op een gepaste manier en in lijn met de GDPR geïnformeerd worden.

Persoonsgegevens die niet rechtstreeks verzameld werden bij de betrokkenen

Als de persoonsgegevens die je gebruikt in je onderzoek niet rechtstreeks van de betrokkenen verzameld werden (secundaire/verdere verwerking), moet je hen hier eveneens van op de hoogte brengen. Daarnaast moet je hen ook informeren over de bron waar de persoonsgegevens vandaan komen.

Termijn

Die informatie moet je op een redelijke termijn verstrekken aan de betrokkenen:

uiterlijk één maand nadat de data verkregen werden;
uiterlijk op het moment van het eerste contact met de betrokkenen (indien gebruikt voor communicatie met betrokkenen);
uiterlijk op het moment waarop je de persoonsgegevens verstrekt aan een andere ontvanger.

Uitzonderingen

In het geval van secundaire verwerking moet je deze informatie niet voorzien wanneer:

de betrokkene al over de informatie beschikt, of
het verstrekken van de informatie onevenredig veel inspanning zou vergen, of de verwezenlijking van de doeleinden van de verwerking onmogelijk dreigt te maken of ernstig in het gedrang dreigt te brengen.

Als je voor je onderzoek gebruikmaakt van een van deze twee uitzonderingen moet je steeds passende technische en organisatorische maatregelen nemen zoals het pseudonimiseren van de data. Daarnaast moet je dat motiveren/documenteren in het AVG-register van de UGent.

Je kan de checklist in de bijlagen hieronder (checklist_secundair_NL) gebruiken om je informatiebrief op te stellen.