Persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen (bv. een rijverbod en/of boete opgelegd door de politierechter ingevolge overdreven snelheid of alcoholintoxicatie of een veroordeling tot een gevangenisstraf voor diefstal met geweld) mogen enkel verwerkt worden:

• onder toezicht van de overheid; of
• indien die verwerking is toegestaan bij wet.

Gegevens over strafbare feiten kunnen dus enkel worden verwerkt als de verwerking ofwel onder toezicht van een officiële autoriteit valt of als deze toegestaan is door Europese of nationale wetgeving.

Wanneer je, als onderzoeker, gegevens over strafbare feiten wenst te verwerken zal je bijgevolg dienen na te gaan of jouw verwerking toegestaan is door de toepasselijke nationale wetgeving.  Essentieel is dat er wetgeving moet zijn die toestaat om persoonsgegevens van strafrechtelijke aard te verwerken; er dient een rechtstreekse wetskrachtige basis te zijn die de verwerking van persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten regelt.

Daarnaast is ook nog steeds een rechtsgrond onder artikel 6 AVG noodzakelijk.

België

De Belgische wetgeving, Kaderwet (artikel 10), bevat enkele voorwaarden voor het verwerken van persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. Deze voorwaarden moeten restrictief geïnterpreteerd worden.

Persoonsgegevens met betrekking tot criminele feiten mogen bijgevolg - ingevolge het door artikel 10 Belgische Kaderwet uitgevoerde artikel 10 van de AVG - enkel worden verwerkt in volgende gevallen:

• door natuurlijke of rechtspersonen voor zover noodzakelijk voor het beheer van hun eigen geschillen;
• door advocaten of juridische raadgevers voor zover de verdediging van de belangen van hun cliënten dit vereist;
• de verwerking is noodzakelijk om redenen van zwaarwegend algemeen belang voor een door of krachtens de wet voorgeschreven taak van algemeen belang (bv. de regeling omtrent het Centraal Strafregister in het Wetboek van Strafvordering);
• de verwerking is noodzakelijk voor wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek of met het oog op archivering;
• de betrokkene heeft er uitdrukkelijk en schriftelijk mee ingestemd;
• voor een doeleinde in het kader waarvan de betrokkene de gegevens zelf heeft openbaar gemaakt.  

Voor wetenschappelijk onderzoek mogen dus alleen de gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten die echt noodzakelijk zijn voor dat wetenschappelijk onderzoek mogen worden verwerkt. Om te beoordelen welke gegevens noodzakelijk zijn, moet je jezelf de volgende vraag stellen: “kan ik mijn onderzoeksdoeleinde ook behalen zonder het verwerken van persoonsgegevens (bv. met anonieme of door de bron geanonimiseerde gegevens) of met minder gegevens?”. Is het antwoord hierop positief, dan is er geen noodzaak om persoonsgegevens te verwerken.

Indien je persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten verwerkt voor een onderzoek, dien je bovendien passende waarborgen te nemen, welke in de Kaderwet (artikel 10, § 2) opgenomen zijn. Vooreerst moeten de categorieën van personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens, opgelijst worden. Daarbij moet telkens de hoedanigheid ten opzichte van de verwerking van de beoogde gegevens worden omschreven. Dit kan je doen in je GDPR/AVG Record via dmponline.be.

Daarnaast moeten de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens van strafrechtelijke aard moeten door een wettelijke of statutaire dan wel evenwaardige contractuele bepaling ertoe gehouden zijn het vertrouwelijk karakter van de betrokken gegevens in acht te nemen. Voor UGent-medewerkers kan hier verwezen worden naar de Generieke Gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie aan de UGent.

Minimale gegevensverwerking

Wanneer je gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten verwerkt in het kader van wetenschappelijk onderzoek, dan moet je ook rekening houden met artikel 89, lid 1 AVG, namelijk: wanneer het wetenschappelijk onderzoek mogelijk is aan de hand van een gegevensverwerking die de identificatie van de betrokkene niet of niet langer toelaat, moet je dit zo organiseren.

Als onderzoeker ben je dus verplicht anonieme gegevens (hetzij gegevens die de identificatie van de betrokkene niet of niet langer toelaat) te gebruiken, voor zover dit toelaat het beoogde onderzoeksdoeleinde te verwezenlijken. Wanneer anonieme gegevens de verwezenlijking van het doeleinde niet toelaat, mag een onderzoek gebruik maken van gepseudonimiseerde persoonsgegevens (bv. longitudinale studies waarbij gegevens van betrokkenen doorheen de tijd aan elkaar moeten kunnen worden gekoppeld). 

Conclusie

Wanneer je in een wetenschappelijk onderzoek persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten wenst te verwerken, moet je de volgende vragen stellen:

• Heb ik effectief persoonsgegevens nodig, of kan ik ook met (door de bron) geanonimiseerde gegevens werken?
• Zo niet: is mijn verwerking van persoonsgegevens toegestaan door een toepasselijke nationale wet (artikel 10 AVG)?
  • Voor België: is de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk voor mijn wetenschappelijk onderzoek?
  • Heb ik de nodige passende waarborgen genomen?
• Heb ik een toepasselijke rechtsgrond (artikel 6 AVG)?
• Kan ik de gegevensverwerking zo organiseren zodat de identificatie van de betrokkene niet of niet langer mogelijk is (pseudonimiseren of anonimiseren; artikel 89 AVG), tijdens en/of na mijn onderzoek?