[FWO] Wijzigingen in de verwerking van kosten voor FWO-mandaathouders | Changes in the processing of costs for FWO fellows
De Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR) heeft besloten om de (terug)betaling van kosten voor FWO-mandaathouders aan te passen om volledig in lijn te zijn met de fiscale regelgeving. Universiteiten moeten FWO-mandaathouders fiscaal als 'derden' beschouwen, aangezien het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek (FWO) hun formele werkgever is. Dit houdt in dat universiteiten verplicht zijn om een fiscale fiche (281.50) op te stellen voor de (terug)betaling van bepaalde kosten en vergoedingen, zodat FWO-mandaathouders deze kosten als niet-belastbare professionele uitgaven kunnen aangeven in hun belastingaangifte.
UGent heeft zich geëngageerd om deze wijziging vanaf 2025 door te voeren, met als ingangsdatum 1 februari 2025 — de eerste datum waarop onkosten voor 2025 kunnen worden ingediend.
Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten bij de verwerking van deze kosten voor FWO-mandaathouders aan UGent:
Geen Concur meer
Vanaf 1 februari 2025 kunnen FWO-mandaathouders geen gebruik meer maken van Concur voor het indienen van onkostennota’s. Ingediende nota’s kunnen wel nog door UD2/FIN gecontroleerd en verwerkt worden, maar voor nieuwe onkosten is Concur niet meer beschikbaar.
Gebruik van Refund
Alle onkosten moeten vanaf 1 februari 2025 via het systeem Refund ingediend worden, zowel voor nieuwe als toekomstige kosten die in aanmerking komen voor terugbetaling. Bij het indienen van een onkost via Refund (op het personeelsnummer /99-nummer) wordt automatisch een registratie op de fiscale fiche (281.50) aangemaakt, waarmee we voldoen aan de fiscale verplichtingen voor FWO-mandaathouders.
FWO-mandaathouders kunnen een Refund-account aanmaken via hun UGent-mailadres. Dit kan aangevraagd worden via de FIN Helpdesk (myfin.ugent.be > Tegel Team Helpdesk).
Geen BYOD (Bring Your Own Device)
FWO-mandaathouders kunnen geen aankopen doen via het BYOD-programma. Dit programma blijft exclusief voor UGent-medewerkers.
Geen kredietkaart voor FWO-mandaathouders
Het aanvragen van een UGent-kredietkaart is uitsluitend mogelijk voor UGent-medewerkers. FWO-mandaathouders kunnen hiervan geen gebruik maken.
Reis- en hotelkosten
Vliegtuigreizen moeten geboekt worden via de verplichte raamovereenkomst bij SouthWest Travel. Hotelovernachtingen kunnen ook, maar hoeven niet verplicht via de raamovereenkomst geboekt te worden.
Voorkeur voor facturen
Wij verzoeken u om kosten bij voorkeur via een factuur van de leverancier aan UGent in te dienen, met vermelding van het UGent BTW-nummer en bestelbonnummer (zie Vergoedingsreglement, artikel 52 en verder). Dit voorkomt dat medewerkers kosten zelf moeten voorschieten.
Geen voorschotten voor veldwerk
Het aanvragen van voorschotten voor veldwerk is niet mogelijk voor FWO-mandaathouders.
Verzekering bij buitenlandse opdrachten
FWO-mandaathouders zijn verzekerd via FWO voor risico’s tijdens normaal seminarie- en/of laboratoriumwerk, evenals voor ongevallen op de weg van en naar het werk. Deze verzekering geldt ook voor buitenlandse dienstreizen, mits vooraf toestemming is verkregen van het FWO. FWO-mandaathouders dienen bijgevolg het FWO te informeren over elke geplande buitenlandse dienstreis en vooraf toestemming te verkrijgen om verzekerd te zijn tijdens de reis.
Wij danken u voor uw begrip en verzoeken u om deze wijzigingen in acht te nemen bij het indienen van onkosten. Voor verdere vragen kunt u terecht bij Financiën via Myfin.ugent.be en bij Onderzoek via vlaams-federaal@ugent.be.
***
The Flemish Interuniversity Council (VLIR) has decided to adjust the (re)payment of costs for FWO fellows 'third parties' for tax purposes, as the FWO is their formal employer. This means that universities are obliged to draw up a tax form (281.50) for the (re)payment of certain costs and fees, so that FWO fellows can declare these costs as non-taxable professional expenses in their tax return.
Ghent University has committed to implementing this change from 2025 onwards, with the effective date of 1 February 2025 — the first date on which expenses can be submitted for 2025.
Here is an overview of the key factors to take into account when processing these costs for FWO mandate holders at Ghent University:
No more Concur
As of 1 February 2025, FWO fellows can no longer use Concur for the submission of expense reports. Submitted expenses can still be checked and processed by UD2/FIN, but Concur is no longer available for new expenses.
Use of Refund
All expenses must be submitted via the Refund system from February 1, 2025, both for new and future costs that are eligible for reimbursement. When submitting an expense via Refund, a registration is automatically created on the tax form (281.50), with which we meet the tax obligations for FWO fellows.
FWO fellows can create a Refund account via their UGent email address. This can be requested via the FIN Helpdesk (myfin.ugent.be > Tegel Team Helpdesk).
No BYOD (Bring Your Own Device)
FWO fellowship holders cannot make purchases through the BYOD programme. This programme will remain exclusively for Ghent University employees.
No credit card for FWO fellows
Applying for a Ghent University credit card is only possible for Ghent University employees. FWO fellows cannot make use of this.
Travel and hotel costs
Airline travel and hotel stays must be booked through the mandatory framework agreement with SouthWest Travel.
Invoice preference
We request that you submit costs preferably via an invoice from the supplier to Ghent University, stating the UGent VAT number and order form number (see Reimbursement Regulations, article 52 and further). This prevents employees from having to advance costs themselves.
No advances for fieldwork
Applying for advances for fieldwork is not possible for FWO fellows. This will remain exclusively for Ghent University employees.
Insurance for foreign assignments
FWO fellows are insured via FWO for risks during normal seminar and/or laboratory work, as well as for accidents on the way to and from work. This insurance also applies to foreign business trips, provided that prior permission has been obtained from the FWO. FWO fellows must therefore inform the FWO about any planned mission abroad and obtain prior permission to be insured during the trip.
We thank you for your understanding and ask you to take these changes into account when submitting expenses. For further questions, please contact the university services for Finance via Myfin.ugent.be and for Research via vlaams-federaal@ugent.be.
7 februari 2025 13:35