Nieuw UGent-beleid wetenschappelijk publiceren én nieuwe Biblio interface | New Ghent University policy on scholarly publishing ànd new Biblio interface

Vanaf 1 januari 2023 wordt een nieuw beleid rond wetenschappelijk publiceren van kracht aan de UGent. Het vervangt dan het bestaande publicatiebeleid en deponeringsmandaat. 

Het nieuwe beleid in een notendop 

Het beleid schetst de visie van de universiteit op (de toekomst van) wetenschappelijk publiceren in een veranderend scholarly publishing landschap en de gedeelde verantwoordelijkheden om deze visie mee te helpen realiseren. 

Het omvat daarnaast ook specifieke richtlijnen voor onderzoekers, o.a. rond kwaliteit en integriteit, registratie en deponering van gepubliceerde onderzoeksoutput, en open access. 

Ondersteund door een nieuwe Biblio back office

Een nieuwe Biblio back office wordt eveneens gelanceerd op 15 november 2022 om de implementatie van het nieuwe beleid mee mogelijk te maken. Dit is de interface die gebruikt wordt voor het registreren van gepubliceerde onderzoeksoutput en het nakijken van gepubliceerde records in Biblio, de academische bibliografie en institutionele repository van de UGent. 

Een ingrijpende verandering is onder meer het introduceren van de mogelijkheid om ook beschrijvingen van je gepubliceerde datasets toe te voegen en deze te linken aan de bijhorende publicatie(s). 

Naar het wetenschappelijk publiceren van de toekomst

Met deze vernieuwingen stimuleert en ondersteunt de UGent jou als onderzoeker om mee te bouwen aan een toekomst voor wetenschappelijk publiceren die effectief werkt voor de onderzoeksgemeenschap, en die ten volle de opportuniteiten van het web benut voor disseminatie en innovatie. 

Zo helpen het beleid en Biblio je bijvoorbeeld om ook gepubliceerde datasets als een legitieme vorm van output te registreren. Of om maximaal gebruik te maken van het recht dat de Belgische wetgeving je sinds 2018 geeft om je werk online publiek toegankelijk te maken, en zo de zichtbaarheid en impact van je onderzoek te vergroten.     

Impact op jou als onderzoeker

Het nieuwe beleid wetenschappelijk publiceren introduceert voor wetenschappelijke publicaties van bepaalde types vanaf publicatiejaar 2023 enkele nieuwe of gewijzigde bepalingen met betrekking tot de verplichte registratie en deponering in Biblio en open access. In het bijzonder: 

• De UGent verwacht voor wetenschappelijke tijdschriftartikels gepubliceerd vanaf 2023 het geaccepteerde manuscript in Biblio indien je geen rechtstreeks in open access gepubliceerde versie kan deponeren. 
• Voor bovengenoemde manuscripten veronderstelt de universiteit voortaan dat je er als auteur mee instemt om deze open te stellen via Biblio na embargo (conform de bepalingen in de Belgische open access wetgeving), tenzij je expliciet om een opt-out verzoekt. 
• Je UGent-datasets die via een data repository werden gepubliceerd én aan de basis liggen van een UGent-publicatie vanaf publicatiejaar 2023 dien je ook in Biblio te registreren (maar niet deponeren!). 

De veranderingen in de Biblio back office zullen een impact hebben op alle gebruikers die via het platform publicaties en datasets invoeren. De oude back office omgeving zal vanaf dinsdag 15 november niet meer beschikbaar zijn. 

Al je eerder ingevoerde records blijven bestaan en zijn vanaf die datum toegankelijk via de nieuwe interface. Tijdens de uitrol zelf op dinsdag 15 november zullen enkele functionaliteiten tijdelijk niet beschikbaar zijn. 

Meer weten? 

Meer info op de UGent-webpagina’s over wetenschappelijk publiceren.

Lees ook over de bredere vernieuwing van de digitale infrastructuur voor Biblio die is ingezet om het platform te kunnen laten meegroeien met snel evoluerende noden en ambities. 

Volg een online info- en/of trainingsessie over het beleid en de nieuwe mogelijkheden in Biblio door het open science team van de Boekentoren. Alvast dit najaar op het programma: 

• 23/11/2022 - Infosessie Ghent University policy on scholarly publishing
• 2/12/2022 - Infosessie UGent beleid wetenschappelijk publiceren
• 12/12/2022 - Training How-to Biblio (NL)
• 14/12/2022 - Training How-to Biblio (EN)
• 15/12/2022 - Training: Data sharing using repositories (EN)

Heb je vragen? Neem zeker contact met ons op via openscience@ugent.be!

***

From January 1, 2023, a new policy on scholarly publishing will take effect at Ghent University. It replaces the existing publication policy and deposit mandate. 

The new policy in a nutshell 

The policy outlines the university’s vision for (the future of) scholarly publishing in a changing publishing landscape, and the shared responsibilities to help realise this vision. 

It also contains specific guidelines for researchers, including on quality and integrity, registration and deposit of published research outputs, and open access.  

Supported by a new Biblio back office

A new Biblio back office will also be launched on November 15, 2022 to help enable implementation of the new policy. This is the interface used for registering published research output and checking published records in Biblio, the academic bibliography and institutional repository of Ghent University. 

A major change includes introducing the option to also add descriptions of your published datasets and link them to the associated publications(s).  

Toward the scholarly publishing of the future

With these new developments, Ghent University encourages and supports you as a researcher to help build a future for scholarly publishing that works effectively for the research community, and that takes full advantage of the opportunities of the web for dissemination and innovation. 

For example, the new policy and Biblio help you to also register published datasets as a legitimate form of output. Or to make maximum use of the right that Belgian legislation has granted you since 2018 to make your work publicly accessible online, thus increasing the visibility and impact of your research. 

Impact on you as a researcher

The new policy on scholarly publishing introduces some new or modified provisions for scholarly publications of certain types published in 2023 or later with regard to mandatory registration and deposit in Biblio as well as open access. In particular: 

• For scientific journal articles published from 2023 onwards, Ghent University expects the accepted manuscript in Biblio if you cannot deposit a version published directly in open access.  
• For such manuscripts, the university will assume that you as an author agree to make them publicly available via Biblio after embargo (in accordance with the provisions of Belgian open access legislation), unless you explicitly request an opt-out. 
• Your Ghent University datasets published via a data repository and supporting a Ghent University publication published in 2023 or later should also be registered (but not deposited!) in Biblio.  

The changes in the Biblio back office will impact all users who enter publications and datasets through the platform. The old back office environment will no longer be available as of Tuesday, November 15. 

All your previously entered records will remain and will be accessible through the new interface from that date. During the roll-out itself on Tuesday, November 15, some features will be temporarily unavailable. 

Want to know more? 

More info on the Ghent University webpages on scholarly publishing. 

Also read about the broader renewal of Biblio’s digital infrastructure, initiated to allow the platform to grow in line with rapidly evolving needs and ambitions. 

Attend an online info/training session on the policy and new features in Biblio by the Boekentoren’s open science team. Already scheduled this autumn: 

• 23/11/2022 - Infosession Ghent University policy on scholarly publishing
• 2/12/2022 - Infosession UGent beleid wetenschappelijk publiceren
• 12/12/2022 - Training How-to Biblio (NL)
• 14/12/2022 - Training How-to Biblio (EN)
• 15/12/2022 - Training: Data sharing using repositories (EN)

Got any questions? Be sure to reach out to us via openscience@ugent.be!

Oct. 27, 2022, 3:12 p.m.